Os lançamentos das horas de ação de extensão pelos coordenadores de ação podem ser feitos em qualquer período. Mas, para os possíveis concluintes, o ideal é que as horas sejam lançadas antes do fechamento do período, pois é o fechamento que verifica se o aluno completou a carga horária total que o RCS do curso exige. Se a carga horária total é atingida, o RCS é lançado pelo sistema no histórico do aluno.
Desse modo, se a carga horária é lançada depois do fechamento do período, ela só verificada pelo SIGA no fechamento do periodo seguinte - e no caso de estudantes concluintes, isso exige que eles adiem a colação de grau ou que seja aberta uma solicitação especial para regularização através de uma migração direta feita diretamente pela equipe do SIGA.
O fechamento do período coincide com o início do lançamento de graus e frequências - o que significa que a data limite para lançamento das horas de extensão para estudantes concluintes é a vespera do inicio do lançamento de graus e frequências.
Por exemplo, para 2022, de acordo com o calendário do CEG, isso significa:
| ATOS ACADÊMICOS | EXECUTOR | 2022.1 | 2022.2 |
| Lançamento da carga horária de extensão para concluintes | Coordenador da ação de extensão/Direção Adjunta de Extensão | Até dia 31/07/2022 | Até dia 08/01/2023 |
| Pautas de notas - Lançamento de Graus e Frequência | Professor/Coordenador de Curso/Secretaria Acadêmica | 01/08/2022 a 15/08/2022 | 09/01/2023 a 23/01/2023 |
